共有アドレス管理ツール

問題点

現状のGoogleAppsでは、管理者が共有アドレス帳の管理を行うことができません。
連絡先のインポート、エクスポートを利用すれば、連絡先の共有をすることができますが、変更があるたびに、各人でインポートを行わなければいけないので手間がかかります。
この問題点を解決するために、共有アドレス管理ツールを作成致しました。


概要

共有アドレス管理ツールは、GoogleAppsの共有アドレス帳に登録する機能です。
インポートを行い共有アドレス帳に連絡先を登録することで、メールの宛先(To:、Cc:、Bcc:)を入力時に入力候補として出すことができます。 
共有アドレス帳に登録を行うので、管理者がインポートを行うことで、同ドメイン内の全ユーザが共有アドレス帳に登録された連絡先を参照することができます。 

共有アドレス管理ツールのメリットを挙げます。
・宛先、Cc、Bccを入力する際にオートコンプリート機能を使い、共有アドレス帳からリアルタイムに絞り込み検索を行うことができます。
・共有アドレス管理ツールからインポートを行う際は、管理者が行う必要があるので、管理者が管理することができます。
・共有アドレス帳に登録できるアドレスは、ドメイン外のアドレスも登録することができます。
・共有アドレス帳に登録できる情報は、名前、アドレスだけでなく、所属や電話番号等も登録することができます。


対象

GoogleAppsの管理者権限アカウントを持っている人

主なメリット

共有アドレス帳のインポートを行うことで、インポートした宛先にメールを送信する際、宛先の入力を補ってくれます。
宛先入力時に、オートコンプリート機能により、リアルタイムに絞り込み検索が行われます。
また、下記の画像ではアドレスを入力し検索していますが、名前を入力し検索することも可能です。


共有アドレス帳は連絡先から検索して頂くことで詳細な情報を確認することができます。
共有アドレス帳は[ドメイン名]ディレクトリ内にある連絡先になります。
この方法で参照して頂くことで、連絡先に設定したメールアドレスや電話番号等の情報を見ることができます。 



※反映には約24時間かかります。 

操作手順

共有アドレス帳インポート元のGmailアカウントを用意します。
Gmailアカウントには、予め連絡先を入力しておきます。
※Gmailにインポート機能がありますので、他のアプリケーションから連絡先を登録することも簡単にできます。



共有アドレス帳インポート元にGmailアカウントのID、Passwordを入力します。
共有アドレス帳インポート先に管理者権限を持っているAPPSアカウントのID、Passwordを入力します。
インポートボタンをクリックし実行します。
進捗ウインドウが表示されますので、進捗ウインドウが閉じたらインポート完了です。